電子請求についてよくある質問
2021年11月22日
メール送信について
Q1.電子メールで送信する際に件名に取引先コードを入れたり、添付ファイル名に契約番号を入れるのを忘れてしまったが、処理されますか？
処理できます。メールの件名や添付ファイルから自動で振り分けられるようにしてますが、自動で振り分けられなかったものは弊社スタッフが実際にメールの内容を見て振分けを行います。
Q2.複数の請求書をまとめてメール送信できますか？
1請求書に対して１つのPDFファイルにしてください。PDFの1ページ目にある請求書しか処理しません。2ページ目以降に別の請求書が入っている場合は支払処理できません。
1つのメールに複数のPDFファイルを添付することは可能です。
Q3.ZIPファイルにする必要はありますか？
ありません。PDFファイルのまま送信してください。手作業でパスワード付きZIPファイルを作成して、パスワードを別送信することは絶対にやらないでください。
御社のメールサーバーの仕様上、自動的にZIPファイルに変換、パスワード送信になってしまう場合は大丈夫です。（パスワード通知メールに規則性があるため、自動的にパスワードを判別しやすい為）
メールソフトやメールサーバーに添付ファイル数の制限がある場合は、メールを分けて送信してください。
Q4.パソコンがなくて電子化できませんがどうしたらよいのでしょうか？
従来通り、紙の請求書を提出してください。
Q5.電子化の通知が来る前に既に発行してしまった請求書は、電子で再送信したほうが良いのですか？
いいえ。紙で発行済みのものは、再度電子で送信しないでください。
Q6.PDFのスキャンを取った紙の請求書はどうすればよいのでしょうか？
北野建設へは送付しないようにしてください。御社内で適切に保管・処理をしてください。
Q7.北野建設専用書式の請求書は必須でしょうか？
工事名称、契約番号、契約金額、既入金額が明記されているため、北野建設専用書式の使用をお願いします。
PDFのページ構成は以下のようにしてください。
1枚目…北野建設専用書式
2枚目以降…御社請求書、内訳
※ 契約外の請求書は御社請求書を送付していただいて結構です。
Q8.契約番号はどこに書いてありますか？
注文書の注文番号です。紙の注文書の場合は6桁、CI-NETの場合は6桁＋西暦の下2桁で8桁になります。
Q9.PDFのファイル名で使用できない文字はありますか？
はい。環境依存文字と呼ばれる文字（半角カタカナなど）は使用しないでください。
MacやiPadで作成したPDFのファイル名に濁点（゛）や半濁点（゜）が付いたカタカナを使うと、全角のカタカナでも弊社でうまく取込ができません。Windows環境以外で作成する場合は、ファイル名にカタカナを使用しないようお願いします。
エラーを防ぐためにも契約分の請求書は、契約番号のみとしてください。
